Vous est-il déjà arrivé de devoir rembourser un client ? De faire une erreur de facturation ? Ou de devoir annuler une transaction ? Très probablement, oui. Dans ces cas, pour rester dans les règles et faire en sorte que les mouvements financiers sur vos comptes bancaires aient une pièce justificative correspondante, il vous faut éditer une facture. Mais pas une facture ordinaire. Facture d’acompte, facture d’avoir, facture finale… Découvrons ensemble quels types de factures éditer pour faire face aux différentes situations que vous pouvez rencontrer dans votre vie d’entrepreneur.
La facture proforma
La facture proforma est une facture provisoire qui permet à un client de se faire une idée du coût global d’une opération. Contrairement au devis, la facture proforma n’a aucune valeur juridique ni comptable. C’est pourquoi elle est souvent demandée par les clients qui souhaitent contracter un crédit pour la réalisation de leurs travaux afin d’avoir une idée de leur enveloppe budgétaire. Elle est aussi le document joint aux colis pour déclarer en douane la valeur des marchandises dans le cadre d’importations, d’exportations ou d’envois non-commerciaux.
Vous n’êtes pas tenu de numéroter vos factures proforma mais pour faciliter votre gestion administrative, vous pouvez l’intégrer à votre système d’incrémentation habituel, en veillant à indiquer la mention obligatoire « Facture Proforma ».
La facture d’acompte
La facture d’acompte est éditée lorsqu’un acompte est versé par le client avant le démarrage des travaux ou de la prestation.
Vous pouvez éditer vos factures d’acompte dans le même système d’incrémentation que vos factures ordinaires. Sans détailler le contenu de la vente, veillez à indiquer « Facture d’acompte » sur le document et à renseigner dans le corps de la facture :
Acompte sur devis – numéro du devis -
Le pourcentage de l’acompte
Le montant de l’acompte en euros
La facture de situation
La facture de situation, aussi appelée facture d’avancement, est une facture éditée au fur et à mesure de la réalisation des travaux. Cette facture intermédiaire peut s’incrémenter dans le même système de numérotation que vos factures ordinaires.
Quel que soit le type de facture que vous éditez, votre document devra toujours inclure des mentions obligatoires. Besoin d’aide pour savoir comment faire une facture dans les règles ou dissiper un doute ? Contactez notre équipe. Nous accompagnons, conseillons et répondons quotidiennement aux questions des entrepreneurs.
La facture d’avoir
Vous avez fait une erreur de facturation ? Enregistré un trop-perçu ? Un client souhaite se faire rembourser sa marchandise ? Rappelez-vous : il est interdit de modifier ou de supprimer une facture déjà éditée. Alors si vous faites face à une de ces situations, la facture d’avoir vous permet d’annuler totalement ou partiellement une facture antérieure.
Vous pouvez créer une série distincte ou l’incrémenter dans votre série habituelle. Dans ce cas, veillez à indiquer :
La mention « Facture d’Avoir »,
Les références de la facture initiale,
Le pourcentage de l’avoir,
Le montant HT de l’avoir,
Le montant de la TVA correspondante.
Facture de solde
La facture de solde est la facture finale établie lorsque la totalité de la marchandise est vendue ou que la prestation est entièrement réalisée. Cette facture « ordinaire », à valeur juridique, comptable, commerciale et fiscale, tient lieu de preuve de la réalisation de la transaction.
À proscrire dans tous les cas
❗️ Deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro même s’il s’agit de deux types différents de factures. Lorsque vous utilisez plusieurs systèmes de numérotation pour distinguer vos factures, vous devez utiliser des préfixes ou des logiques différenciées pour rendre uniques vos numérotations. Exemples :
➡️ série de factures ordinaires : FA-2022-0001
➡️ série de factures d’avoir : F-2022-0001
❗️ Si vous éditez plusieurs types de factures sous la même incrémentation, vous devrez indiquer clairement sur la facture son type : par exemple « Facture d’avoir » ou « Facture d’acompte ».