La facture est un document à valeur à la fois comptable, commerciale, juridique et fiscale, qui matérialise une transaction ayant eu lieu entre un professionnel et un particulier (ou deux professionnels). Cette facture dite « ordinaire », émise lorsque la vente ou la prestation est entièrement réalisée, est indispensable à l’entreprise pour gérer sa facturation et sa trésorerie et recevoir son paiement. Comme tout document officiel, la facture doit répondre à certaines exigences pour être conforme à la législation et ce, que l’on exerce en micro-entreprise, en entreprise individuelle ou en société. Tour d’horizon des mentions sur le vendeur, le client, les produits ou les services fournis, à faire obligatoirement apparaître sur vos factures, sous peine d’amende.
Les normes d’édition
En sa qualité de pièce comptable, la facture doit être conservée pendant 10 ans (article L123-22 du code du commerce).
✅ La facture est obligatoire lors de transactions entre professionnels, pour les ventes à distance et les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.
✅ Dans le cas de transactions de professionnel à particulier, elle doit obligatoirement être fournie :
Si son montant dépasse 25 €
Sur demande du client
Ou pour certains travaux immobiliers
✅ Une facture doit être éditée en deux exemplaires, un pour le Vendeur (l’entreprise), un pour le Client (entreprise ou particulier)
✅ Chaque facture détient un numéro unique
✅ Lorsqu’elle compte plusieurs pages, il convient d’indiquer sur chacune d’entre elles le numéro de la facture + le numéro de la page (n/N). Exemple : « FA-2022-0027 – page 1/2 »
L’incrémentation
Pour gérer leur facturation, les entreprises ont obligation de mettre en place un système de numérotation chronologique et ininterrompu pour désigner et organiser leurs factures. Cela signifie notamment :
❌ Il est interdit de modifier ou de supprimer une facture déjà éditée
❌ Qu’une facture « n°12 » ne peut pas être émise (datée) antérieurement à une facture « n°10 »
❌ Qu’il ne peut y avoir ni trou ni rupture dans l’incrémentation, c’est-à-dire aucun numéro manquant
❌ Ni aucun doublon
Chacun est libre de choisir comment construire son système d’incrémentation. Seul le préfixe annuel est obligatoire et la remise à zéro de la numérotation possible uniquement en début d’année civile.
Exemples de systèmes d’incrémentation : FA-2022-01-0001 ; 2022-01-0001 ; 2022-0001 ; 2022FA0001.
Si vous choisissez de numéroter vos factures selon une chronologie annuelle, la dernière facture de l’année 2022 ressemblera à « FA-2022-0256 » et la première de 2023 à « FA-2023-0001 ».
Si vous choisissez de numéroter vos factures selon une chronologie mensuelle, la dernière facture de septembre 2022 ressemblera à « FA-2022-09-0031 » et la première d’octobre 2022 à « FA-2022-10-0032 ».
Mentions obligatoires : les éléments d’identification du vendeur
Nom Prénom / Nom de la société / Nom commercial
Pour les Entrepreneurs Individuels, depuis le 15 mai 2022, le nom de l’entrepreneur doit être précédé ou suivi de la dénomination utilisée pour l'exercice de l'activité professionnelle et de la mention "Entrepreneur Individuel" ou "EI".
Adresse du siège social + le nom de l’établissement si différent
Forme de la société
Montant du capital social
N° Siren ou mention « Siren en cours d'attribution » le cas échéant
Pour les commerçants : Siren + numéro RCS et ville d'immatriculation
Pour les artisans : Siren + numéro d’inscription au répertoire des métiers (RM) et numéro du département d'immatriculation
Numéro de TVA intracommunautaire pour les factures d’un montant égal ou supérieur à 150 €
Les éléments d’identification du client
Factures entre professionnels
Nom Prénom
Adresse de facturation
Dénomination sociale
Adresse siège social
Factures de professionnel à particulier
Nom Prénom
Adresse de facturation
Les éléments d’identification du document
Le numéro de facture doit apparaitre en haut de la page puis sur toutes les pages de la facture
La date d’émission de la facture
Les modalités de paiement
La date de réalisation de la prestation ou de la vente
Le numéro du bon de commande si le client est un professionnel, le cas échéant
En cas de facture destinée à un professionnel
Les modalités de paiement doivent préciser :
La date à laquelle le paiement doit avoir lieu
Les pénalités de retard applicables
Le montant forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement
Téléchargez dès maintenant le récapitulatif des mentions obligatoires à faire apparaître sur vos factures !
La désignation détaillée des produits et des services
Désignation du produit et décompte détaillé des prestations et/ou des produits vendus
Prix unitaire en euros et HT
Le taux de TVA applicable
La quantité de chaque unité
Le prix total HT
Le prix total TTC
La somme totale en euros et HT
Le montant total de la TVA
Le montant total dû en euros et TTC (HT + TVA)
Les majorations ou réductions éventuellement appliquées
Le saviez-vous ? Depuis le 1er janvier 2018 et la loi dite « de lutte contre la fraude à la TVA », toutes les entreprises assujetties à la TVA (ou qui facturent à des personnes non assujetties à la TVA) doivent obligatoirement utiliser un logiciel de facturation agréé pour émettre leurs factures (ou un logiciel de caisse pour les commerçants). Le but : satisfaire aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données (NF525 et NF203).
Les mentions spéciales obligatoires
Pour ceux bénéficiant de la franchise en base de TVA (micro-entreprises)
« TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
Pour les membres d’un centre de gestion agréée
« Membre d'un centre de gestion agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté ».
Pour les artisans ou les micro-entreprises exerçant une activité où l'assurance professionnelle est obligatoire
Mentionner la souscription à l’assurance, les coordonnées de l'assureur et l’étendue géographique de la couverture.
Pour les activités de vente de produits électroniques
Indiquer l’éco-participation DEEE.
Pour les biens définis par le décret du 01/07/2021
Mentionner l'existence et la durée de la garantie légale de conformité.
Mettez-vous en conformité
Car le non-respect de ces obligations vous expose à :
Une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte sur une facture (plafonnée au quart de son montant)
Une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale, pouvant être doublée en cas de défaut de facturation, de factures de complaisance ou de factures fictives.