Piloter son activité sans stress. Traiter ses dossiers dans les temps. Finir la journée satisfait de ce que l'on a accompli. Avoir du temps et encore suffisamment d'énergie pour passer des moments de qualité dans sa sphère privée. Vous en rêvez ? Et si vous vous penchiez sur votre gestion du temps ? La matrice Eisenhower et les méthodes GTD et Pomodoro vous permettent de diminuer votre charge mentale d'entrepreneur. D'organiser vos tâches. De prioriser vos actions. D'améliorer votre productivité. Découvrez-les !
Gérer son temps pour éviter le burnout entrepreneurial
D'après le baromètre 2019 de La Fondation MMA des Entrepreneurs du Futur, 39 % des dirigeants ne parviennent pas à maintenir un équilibre entre vie privée et vie professionnelle. 7 dirigeants sur 10 se disent également stressés au quotidien à cause de :
La surcharge de travail - 57%
Le manque de trésorerie - 53%
Les incertitudes sur leur activité - 48%
Quand, comme 21% des entrepreneurs, on travaille 50h à 60h par semaine, difficile de trouver l'énergie et l'envie pour d'autres activités en fin de journée ou le week-end arrivé. Et si diminuer sa charge de travail passait par une meilleure organisation et une meilleure gestion de son temps ?
La méthode GTD – Getting Things Done
La méthode GTD, que l'on peut traduire par "faire avancer les choses", est un outil de gestion du temps et de libération de la charge mentale où l'action est au cœur des objectifs.
Elle se décompose en 5 étapes :
Collecter : listez de façon exhaustive, en un seul et même endroit, toutes les idées ou pensées qui vous traversent l'esprit.
Traiter : catégorisez ces informations et définissez une action concrète à mener pour chacune d'entre elles.
Organiser : découpez chaque tâche en sous-tâches et décidez quoi en faire (agir, déléguer, planifier, archiver…).
Planifier : définissez un calendrier de mise en œuvre pour chaque tâche.
Exécuter : passez à l'action et réalisez les tâches répertoriées, en fonction de leur priorité.
Prioriser ses actions : la matrice Eisenhower
Vous ne savez pas par quoi commencer pour alléger efficacement votre To Do List ? Que pensez-vous de la matrice Eisenhower pour mieux gérer vos priorités ? Inventée par l'ex-président des États-Unis lui-même il y a plus de 50 ans, la matrice Eisenhower reste l'un des plus puissants outils d’aide à la prise de décision. Son système d'évaluation des tâches en 4 catégories (Urgent - Pas Urgent / Important / Pas Important) permet de prioriser ses actions en les classant en "À faire / À planifier / À déléguer / À éliminer".
Comment discerner ce qui est important de ce qui est urgent ?
Ce qui est important se qualifie par l'impact potentiel qu'il peut avoir sur votre activité, l'atteinte de vos objectifs ou le succès d'un projet.
Ce qui est urgent se caractérise par la nécessité d'être traité rapidement. Non effectuée, une tâche urgente peut entraîner des conséquences nuisibles pour vous, votre projet ou votre entreprise.
Augmenter sa productivité : la technique Pomodoro
Se concentrer sur une seule tâche à la fois, voilà ce que propose la technique Pomodoro.
Alternant entre sessions de travail et sessions de repos, la technique invite à travailler par plages de 25 minutes entrecoupées de pauses de 5 minutes ; puis, toutes les deux heures, d'une pause d'environ 15 minutes. Objectif : se focaliser uniquement sur la tâche en cours. Alors veillez à éteindre vos téléphones et à fermer les onglets qui peuvent vous distraire :)
Même si elles ont largement fait leurs preuves, ces méthodes ne conviennent pas à tout le monde. Libre à chacun d'en adapter certains éléments, en fonction du projet ou de la complexité des tâches à accomplir, afin de s'approprier la méthode ou, pourquoi pas, inventer son propre outil !
Chez Canopée Expertise, pour nous aider à optimiser nos process, mieux gérer notre temps et améliorer notre productivité, nous utilisons QUEOVAL et un agenda en ligne, sur lequel nous planifions nos tâches de la semaine. Essentiel quand on gère près de 100 dossiers qui ont, chacun, leurs spécificités comptables et fiscales 😉